In letzter Zeit habe ich mit mehreren Freunden über das Konzept Getting things done (Kurz GTD) gesprochen. Dieses Konzept wurde von David Allen erfunden und beschreibt das grundsätzliche Vorgehen um den Tag produktiver zu gestalten. Das Ergebnis – neben einer gesteigerten Produktivität – ist ein besseres und stressfreieres Lebensgefühl.

Hintergrund des Konzepts ist es, die vielen losen Enden (oder Aufgaben) im Kopf zu ordnen und neu zu organisieren um diese dann Kontext bezogen zu bearbeiten. Die Bezeichnung “lose Enden” ist ein wenig ungewöhnlich, trifft den Umstand aber sehr genau. Oft wird man an Aufgaben und Erledigungen erinnert, wenn man grade etwas anderes tut. Der Gedanke “Das muss ich unbedingt noch machen / erledigen / tun” kommt bestimmt jedem bekannt vor. Spätestens nach 5 Minuten ist er jedoch wieder vergessen. Das Unterbewusstsein ist sich der offenen Aufgabe aber dennoch bewusst und spätestens bei der nächsten ähnlichen Tätigkeit ist dieser Gedanke – und das damit verbundene Gefühl “Ich darf es nicht vergessen” – wieder da.

Der Beginn der Neuordnung sollte es sein, alle losen Enden aufzuschreiben. Dies kann auch mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Anschließend werden die Enden kategorisiert – nach Aktion und Projekt. Erfordert eine Aufgabe mehrere Schritte ist sie ein Projekt, ansonsten eine Aktion.

Die Projekte werden ebenfalls in Aktionen unterteilt, und zwar genau in die Aktionen, die benötigt werden um das Projekt abzuschließen. Wichtig ist hierbei, dass jede Aktion genau einem Schritt entsprechen sollte. Ein einfaches Beispiel:

Projekt “Besprechung am kommenden Mittwoch”

Aktion: Teilnehmerliste erstellen
Aktion: Teilnehmer per E-Mail einladen
Aktion: Agena erstellen
Aktion: Agena an Teilnehmer verschicken
Aktion: Besprechungsraum reservieren
Aktion: Getränken / Essen telefonisch bestellen

Alle Aktionen werden nun kontextbezogen geordnet. Ein Kontext beschreibt immer eine Gegebenheit, z.B. Am Computer, Telefonieren, Warten, Unterwegs

Nun können die Aktionen nach dem Kontext bearbeitet werden. Beispielweise findet sich im Kontext Am Computer die Aktionen Teilnehmer per E-Mail einladen, oder Agenda erstellen, während sich im Kontext Telefonieren oder Unterwegs die Aufgabe Getränke / Essen telefonisch bestellen befindet. Ist der Leiter der Besprechung nun unterwegs (Beispielsweise im Zug) kann die Zeit genutzt werden, um telefonisch das Essen bzw. die Getränke zu bestellen. Auch wenn dieses Beispiel nicht ganz der Realität entspricht, beschreibt es jedoch sehr gut die Vorgehensweise und das Konzept im Hintergrund.

Ziel soll es sein, eine eigene Organisation zu finden und das Konzept GTD als Denkanstoß zu verwenden. Um sich mit dem Konzept vertraut zu machen, gibt es vielfältige Wege:

Bücher

Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity
Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag.

Web

GTD Forum
GTD in einer Nußschale
Getting Things Done – Die Grundlagenserie
Ordnung im Kopf mit “Getting Things Done”
Getting started with “Getting Things Done”
Implementing Getting Things Done using Outlook 2007(Danke Damir)

Ich arbeite bereits seit mehr als einem Jahr nach diesem Konzept. Als Arbeitnehmer, der nebenberuflich studiert, bin ich darauf angewiesen den Tag produktiv zu nutzen. Ich selbst bin vom dem Konzept mehr als überzeugt und kann es jedem Empfehlen, der stressfreier und besser den Tag überstehen möchte.

Kleiner Hinweis am Rand:
Noch in diesem Jahr werden ich voraussichtlich einen Vortrag bei der .NET Developer Group Braunschweig über GTD halten und das Konzept genauer vorstellen. Eine Ankündigung gibt es auf der Webseite.